Qui doit tenir des registres comptables au Panama ?

Tenir des registres comptables au Panama est une obligation légale qui concerne bien plus d’entités qu’on ne le croit, y compris des sociétés qui n’ont jamais exercé d’activité dans le pays. La confusion est fréquente : beaucoup de dirigeants pensent qu’une société « inactive » ou une société offshore n’a aucun compte à rendre. C’est l’inverse. Dans ce guide, nous expliquons qui est concerné, ce qui doit être conservé, dans quels délais et quelles sanctions entraîne le non-respect.

Que sont les registres comptables et pourquoi sont-ils obligatoires ?

Les registres comptables sont l’ensemble des livres, états financiers et pièces justificatives qui reflètent les opérations et la situation financière d’une entité. Au Panama, cette obligation découle du Code de commerce et est renforcée par la loi 52 de 2016, modifiée par la loi 254 de 2021, qui a aligné le pays sur les normes internationales de transparence fiscale promues par l’OCDE et le GAFI. L’objectif est clair : toute personne morale doit pouvoir démontrer, à tout moment, l’origine et la destination de ses fonds.

Qui est tenu de tenir des registres comptables au Panama ?

L’obligation est large. En règle générale, toute personne morale enregistrée au Panama doit tenir des registres comptables, qu’elle exerce ou non son activité sur le territoire national. Il convient de distinguer trois situations :

Sociétés ayant des activités au Panama

Les sociétés qui exercent une activité commerciale dans le pays —ventes, services, paie, importations— doivent tenir une comptabilité formelle conformément au Code de commerce, déposer leurs déclarations de revenus auprès de la Direction générale des recettes (DGI) et conserver leurs livres et justificatifs. Pour elles, la comptabilité a toujours fait naturellement partie de l’activité.

Sociétés offshore et entités sans activité locale

C’est ici que se situe le changement le plus important. Les personnes morales qui ne réalisent pas d’opérations se perfectionnant, se consommant ou produisant leurs effets au Panama —les classiques sociétés offshore— sont elles aussi tenues de tenir des registres comptables et de conserver leurs pièces justificatives. Même si elles ne déposent aucune déclaration de revenus faute de revenus de source panaméenne, elles doivent tenir leur comptabilité à disposition lorsque les autorités la demandent.

Fondations d’intérêt privé et sociétés de détention d’actifs

Les fondations d’intérêt privé et les sociétés dont l’unique activité consiste à détenir des actifs (actions, biens immobiliers, comptes bancaires, navires, entre autres) sont expressément incluses. Dans ces cas, les registres doivent refléter la valeur des actifs détenus et les revenus qu’ils génèrent.

Que doivent contenir les registres comptables ?

La loi n’impose pas de format unique, mais les informations doivent être suffisantes pour déterminer avec une exactitude raisonnable la situation financière de l’entité et permettre l’établissement d’états financiers. En pratique, les registres doivent inclure :

• Des états financiers reflétant raisonnablement la situation de l’entité.
• L’enregistrement de toutes les transactions : produits, charges, actifs et passifs.
• Les pièces justificatives : factures, contrats, relevés bancaires et justificatifs.
• Pour les sociétés de détention d’actifs, le détail des biens détenus et de leur valeur.

Délais clés : remise annuelle et conservation

La loi 254 de 2021 a introduit des obligations de délai précises qu’il convient de toujours garder à l’esprit :

Le rôle de l’agent résident

Pour les sociétés et fondations sans activité locale, l’agent résident —l’avocat ou le cabinet qui les représente au Panama— est la pièce maîtresse de la conformité. La loi impose de lui remettre chaque année les registres comptables, ou une copie de ceux-ci, afin qu’il les conserve dans ses bureaux au Panama. Si l’entité ne s’y conforme pas, l’agent résident peut être contraint de renoncer à la représentation, ce qui peut à son tour entraîner la suspension de la société.

Sanctions en cas de non-tenue des registres comptables

Le non-respect n’est plus une affaire mineure. Les conséquences prévues par la loi sont sévères :

• Des amendes de 5 000 à 1 000 000 USD, selon la gravité du manquement, la récidive et le préjudice causé.
• Suspension des droits sociaux au Registre public : l’entité ne peut ni vendre d’actifs, ni inscrire d’actes, ni obtenir de certificats de validité.
• Liquidation administrative forcée dans les cas les plus graves, ordonnée par la DGI.
• Des sanctions également pour l’agent résident qui ne s’y conforme pas (amendes de 5 000 à 100 000 B/.), ce qui, en pratique, renforce le contrôle sur chaque entité.

Aux amendes s’ajoute un risque opérationnel immédiat : une société dont les droits sociaux sont suspendus se retrouve paralysée pour toute démarche, précisément au moment où il faut agir.

Foire aux questions

Une société inactive ou sans revenus doit-elle tenir des registres comptables ?

Oui. L’obligation ne dépend pas du fait que la société génère des revenus, mais de son existence en tant que personne morale. Même une société sans activité doit pouvoir démontrer cette situation par sa comptabilité.

Tenir une comptabilité oblige-t-il une société offshore à payer des impôts au Panama ?

Pas nécessairement. Tenir des registres comptables n’équivaut pas à payer des impôts. Si la société ne génère pas de revenus de source panaméenne, elle n’est généralement pas imposée au Panama, mais elle doit néanmoins conserver sa comptabilité et la tenir à disposition.

Où sont conservés les registres comptables ?

Ils peuvent être conservés dans les bureaux de l’agent résident au Panama ou ailleurs, même à l’étranger, à condition que l’agent résident en conserve une copie et qu’ils soient remis à l’autorité dans les délais légaux.

À quelle fréquence faut-il remettre la comptabilité ?

Une fois par an, au plus tard le 30 avril, pour l’exercice fiscal précédent. En outre, sur demande d’une autorité compétente, les registres doivent être remis dans les 20 jours ouvrables suivants.

Que se passe-t-il si je ne remets pas les registres à temps ?

L’entité s’expose à des amendes à partir de 5 000 USD, à la suspension de ses droits sociaux au Registre public et, dans les cas extrêmes, à la liquidation forcée ordonnée par la DGI.

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Ce contenu est de nature informative et générale ; il ne constitue pas un conseil juridique ou fiscal. Les obligations, délais et sanctions peuvent varier en fonction des réformes légales ou des dispositions de la DGI. Vérifiez la réglementation en vigueur pour votre cas.